律师:我国企业应完善危机管理文化

发布时间:2020-06-29

关键字: 客户管理国际合作企业危机

新冠疫情爆发后,令我国企业处于复杂多变的环境中,令企业面临各种难以预料的危机。在日前举办的企业在疫情中确保业务持续性的简要法律讲座上,北京德和衡律师事务所律师陈国彧表示,企业在抗击疫情的过程中,应逐步建立及完善企业的危机管理文化,切实计划并落实业务存续方案,以尽全力降低疫情危机对公司运营的干扰并确保业务在疫情爆发中能持续运营。

陈国彧指出,企业可在以下四个方面制定并落实业务持续方案:首先是做好提升领导力和工作流程调整的工作。危机管理中最重要的是领导力,企业必须在组织架构上让具有领导力的管理人员领导危机应急小组并形成相应的应急流程和机制。在处理过程中,应急工作小组还需要及时做好汇报和通知员工、对外媒体发声等危机管理工作。加强企业凝聚力,统一思想、共度难关,通过员工疏导以及企业凝聚力文化宣传,增强员工信心,同时为度过企业艰难时期打下坚实基础。因本次疫情爆发时长难以预估,中小企业需要在初期制定好接下来一段时间的企业内部资源配置方案。在企业正常运营的前提下,落实企业社会责任,做好员工健康安全防护工作,还可以组织捐款捐物等活动。同时,调整并釆取灵活的工作流程。例如居家办公、关怀有家人在疫区的员工,重新审核请假、海外出差、工作场所安全、撤退危险区域的制度方案和流程,对医疗保险政策调整,制定切实可行的出差和员工健康保障方案,确定高风险地区并停止不必要的差旅,对于已在疫情高发区的员工宣贯健康保障方案。主动做好员工健康排查和登记工作。按照组织结构,自上而下落实完成。并做到每日更新。同时对重点疫区和一般疫区的员工区分安排。按照政府要求做好公共健康事件反馈措施,如工作场所发现疑似病患的报告机制。协助疾控部门做好流行病学调查。根据各企业、部门工作类型和特点,有针对性的进行任务布置。同时为符合各地复工要求,无法进行集中办公的企业,可以制定临时的远程工作制度,确保企业主体工作正常运行。

其次是供应商和客户管理方面。企业应组织各部门、业务线及时梳理供应商、经销商、合作伙伴之间的合同关系。企业可通过微信公众号、微博、邮件等方式通知所有客户本企业对于应对疫情的主要举措,以及企业在疫情爆发期内运营情况及承诺的复工时间。无法按约履行合同义务时,应当及时向客户说明理由,并积极提出替代性方案,签订补充协议等。对于境外客户还可以提供不同语言版本的政府公告、新闻报道等正式文件,以便对方理解、信任,维护企业信誉。未达成补充协议的,企业需按原合同继续履行,确实无法履行,导致企业违约的,违约方可以保留司法救济权利。待企业复工后,通过诉讼或仲裁途径方式解决,最终以裁决及判决结果为准。

再次是业务流程和商业功能方面。企业要辨识重要的职能部门和核心员工,形成A、B两组员工并执行场所和工作时间的区分部署交叉培训员工并建立轮换机制。原则上企业需要定期进行危机演练,以避免在公共卫生危机事件爆发时手足无措。但实践中非常少的中国企业这么做。企业可利用此次疫情进行危机演练。例如通过预设危机事件(危机场景要分门别类,预设全面且有条理性),组织高管、公关、法务、人力资源等部门,成立危机管控应急工作小组,按照角色分工,商议各部门及成员的任务。并据此形成危机事件解决流程及方案。确保员工健康监测流程能识别和管理健康不适的员工;确保后勤部门有足够的保护个人防疫物资和设备;确保定期对工作场所进行消毒;教育员工保持健康的卫生习惯避免感染。

最后,是企业对内沟通以及对外发声。对内沟通方面可任命沟通专员负责各个业务板块的沟通计划执行确保商业需求和业务流行方案的执行;确保员工清楚了解自己在疫情爆发期间的工作职责;必要减薪裁员时,要做好沟通预案。

对外发声方面确定与企业商业利益密切相关的利害关系方,分别制定供应商、服务商、客户沟通方案。中小企业由于人员少、灵活性强,可以通过口头表达、微信、微博等形式对外公布企业运行状况、危机管控策略等。大型企业由于员工人数多、社会影响力大、国际化程度高等原因,在面对危机时,需要管理和审核员工对外发布的每一种声音。

来源:中国贸易报


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